Spis treści
Jeśli w poprzednim miesiącu Twoja firma wygenerował wysoki zysk, a w tym masz przed sobą dane z których wynika, że jesteś na dużym minusie, to najwyraźniej jest gdzieś jakiś problem. Co mogło to spowodować? Sezon urlopowy w dziale handlowym? Zmiana agencji marketingowej na nową? A może to marketerzy z działu marketingu odpoczywali przed zbliżającym się urlopem? Aby zrozumieć, gdzie dokładnie pojawił problem, należy sprawdzić wydajność wszystkich osób – zrobimy to za pomocą KPI.
KPI – co to jest?
KPI (key performance indicators) to wskaźniki biznesowe, które odzwierciedlają kompletność realizacji określonych celów wyznaczonych dla danego pracownika lub działu. Każdy przedsiębiorca, powinien znać aktualnie realizowane cele. Wyznaczenie wskaźników KPI oraz ich bieżące monitorowanie pozwoli Ci maksymalizować efekty uzyskiwane przez Twój biznes!
Zalety i wady KPI
Początkowo wskaźniki KPI najchętniej były wykorzystywane w działach handlowych. Czysta sprzedaż jest łatwa do zinterpretowania, a jej analiza stosunkowo prosta. Jednak przy odpowiednim podejściu, narzędzie to (wskaźniki KPI) może być równie przydatne w wielu dziedzinach, od sprzedaży, przez marketing, aż po produkcję i zarządzanie zasobami ludzkimi.
Dlatego też obecnie można znaleźć zastosowanie tego mechanizmu w wielu różnych dziedzinach i sektorach. Stosowanie wskaźników KPI’s daje firmie szereg istotnych korzyści. Szczególnie jeśli przedsiębiorca planuje skalować swój biznes.
Zalety KPI’s
- Określenie wyników bieżącej działalności;
- Formułowanie planów, strategii i prognoz;
- Terminowa identyfikacja problemów oraz ich eliminacja;
- Dostosowanie wszystkich procesów biznesowych jako całości.
Wszystkie te korzyści razem wzięte pozwalają kontrolować napływające przepływy pieniężne i dostosowywać ich wagę. Ale są też negatywne aspekty wdrażania KPI.
Wady KPI’s
- nadmierna standaryzacja prac;
- budowanie skłonności pracowników do indywidualnych postaw;
- kluczowe wskaźniki wydajności mogą mierzyć jedynie wydajność ilościową, a nie jakościową.
Oznacza to, że w pogoni za właściwymi liczbami, pracownicy mogą zaniedbywać inne aspekty, które do tej pory działały.
Jak możesz mierzyć efektywność pracy poprzez KPI?
Istnieją szeroko rozpowszechnione mierniki wydajności, które są wykorzystywane przez ogromną liczbę firm. Oto kilka przykładów wykorzystania wskaźników KPI.
Ilościowo możesz mierzysz takie wskaźniki jak na przykład ruch w witrynie, czy połączenia wykonane lub zrealizowane przez Twój dział handlowy. Kolejny KPI może być konwersja z wyżej wymienionych wskaźników, czyli po prostu ilość sprzedanych produktów lub usług do nowych Klientów.
Wskaźnikami KPI w sprzedaży mogą być również takie wartości jak na przykład wielkość sprzedaży w przeliczeniu na jednego handlowca, wygenerowany przez niego przychód, czy zysk. W wielu firmach KPI’s dotyczą też ilości nowych Klientów, przyciągniętych do produktów lub usług przez dział handlowy.
Idąc krok dalej, wskaźniki KPI możemy też mierzyć ilość zdobytych leadów w podziale na działy – dział handlowy i dział marketingu oraz ich udział w końcowej sprzedaży w podziale na te dwa działy.
Należy pamiętać, że istnieją również KPI indywidualne i KPI zespołowe/projektowe.
Jak obliczać KPI?
KPI’s możesz obliczać indywidualnie, dla każdego wskaźnika osobno, lub oczywiscie zbiorczo. Możesz również obliczyć wartość KPI zarówno dla jednego pracownika, jak i dla całego działu.
KPI dla działu to suma wartości KPI pracowników według ich liczby. Dlatego, aby obliczyć KPI dla danego działu, wystarczy zsumować wartości KPI dla każdego pracownika i znaleźć stosunek otrzymanej wartości do wartości docelowej.
Przyjrzyjmy się teraz przykładowemu sposobowi obliczania KPI’s. Weźmy przykład sprzedawcy w sklepie obuwniczym, który aby otrzymać dodatkową premię od obrotu, musi sprzedać w miesiącu obuwie za minimum 15 000 zł.
Kierownik określa wartość wskaźnika, jaką pracownik ma osiągnąć w określonym czasie (w tym przypadku na koniec miesiąca) – planowana sprzedaż 15 000 zł. Wynik został faktycznie osiągnięty przez pracownika w określonym czasie – rzeczywista sprzedaż – 17 000 zł.
Poszczególne wartości KPI dla każdego wskaźnika obliczane są jako stosunek wskaźników planowanych do rzeczywistych pomnożony przez 100%:
Wskaźnik na 1 miesiąc: Wielkość sprzedaży
Planowana wartość (plan): 15 000 zł
Rzeczywista sprzedaż na koncie sprzedawcy: 17 000 zł
KPI: 17 000 / 15 000 *100% = 113%
Jak wdrożyć KPI?
Wprowadzając wskaźniki efektywności należy pamiętać, że wiele aspektów będzie z nimi powiązanych. Na przykład, KPI będą stanowiły podstawę dla planów finansowych i biznesowych. Konieczne będzie również zbudowanie dodatkowego i oficjalnego systemu motywacyjnego (systemu premiowego) dla pracowników. W przeciwnym razie wdrożenie KPI nie będzie potraktowane przez pracowników poważnie.
Dodatkowo przygotuj siebie lub managerów firmy do monitorowania wyników osiąganych przez Twoich pracowników. Jest tak, aby mogli oni w odpowiednim czasie dopracować niektóre procesy biznesowe dotyczące kontroli i podejmowania decyzji taktycznych.
Generalnie, aby proces wdrażania KPI do organizacji przyniósł optymalny efekt, należy być w całej sytuacji mocno konsekwentnym.
